Het is heel belangrijk om van tijd tot tijd eens stil te staan bij de vraag: voor wie doen we het allemaal? Wie hebben eigenlijk belang bij uw museum?
Op de eerste plaats zijn dat de museummedewerkers zelf. Zij hebben als het goed is plezier in hun werk, en vinden het belangrijk om te doen. Op de tweede plaats zijn dat de bezoekers. Zij komen naar het museum toe, en hebben (hopelijk) een prettige en leerzame ervaring.
Maar naast deze groepen zijn er nog veel meer belanghebbenden (stakeholders), waar je in eerste instantie niet aan denkt.
Streekmuseum Jan Uten Houte zette deze belanghebbenden op een rij:
Sorteren
Busondernemers, hotels en restaurants, de VVV, de gemeente, de scholen, andere lokale musea en verenigingen: het zijn allemaal organisaties die op een bepaalde manier belang hebben bij het museum. Het goed in beeld hebben van al deze groepen helpt het museum om gericht na te denken over de vraag: wat betekent het museum voor deze groepen? Of wat willen we betekenen?
Verschillende manieren van 'sorteren' van deze groepen kunnen helpen om duidelijk te maken hoe zij zich tot het museum verhouden:
- Welke rol hebben de groepen ten opzichte van het museum? Zijn het gebruikers, toeleveranciers, beïnvloeders of beslissers?
- Welke mate van invloed wil het museum bepaalde groepen geven? Worden ze alleen geïnformeerd? Mogen ze meedenken over wat het museum doet? Of doen ze zelf ook echt mee? En beslissen ze misschien zelfs ook mee?
- Zijn er gedeelde belangen met bepaalde groepen? En zo ja, is er ook onderling vertrouwen of ontbreekt het daaraan?
Zelf belanghebbenden in kaart brengen
- Nodig iedereen ruim op tijd uit om deel te nemen en licht toe wat de bedoeling is. Betrek zoveel mogelijk medewerkers bij het in kaart brengen van de belanghebbenden, om zo een breed beeld te krijgen.
- Begin met het verzamelen van de belanghebbenden en schrijf deze bijvoorbeeld op een flip-overvel.
- Ga vervolgens aan de slag met het groeperen van de belanghebbenden op een of meer van de hierboven aangegeven manieren. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld grote vellen en post-its.
- Bespreek met elkaar de uitkomsten. Er kunnen natuurlijk verschillen zijn in de rollen die medewerkers aan belanghebbenden geven: licht aan elkaar toe waarom je een belanghebbende zo ziet.
Aan de slag met de resultaten
Als u in beeld heeft welke relatie het museum heeft met de verschillende groepen, kunt u gericht vervolgstappen zetten. Welke dat zijn is natuurlijk afhankelijk van het te bereiken doel van het museum.
Een voorbeeld:
U constateert dat hotels, restaurants en campings in de omgeving van het museum wel geïnformeerd worden over activiteiten van het museum, maar zij worden verder niet betrokken. Wanneer het museum zichzelf tot doel stelt het aantal bezoekers te vergroten, kan het zinvol zijn om samen met deze groepen arrangementen te bedenken.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het in kaart brengen van belanghebbenden? U vindt meer informatie in het Beleidsplan voor musea van FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed. Deze en andere stappenplannen voor het schrijven van een beleidsplan zijn te downloaden op de website van het Landelijk Contact Museumconsulenten.